Việc đổi sổ đỏ cũ sang sổ mới là một thủ tục hành chính quan trọng liên quan đến quyền sử dụng đất. Quyết định 3380/QĐ-BNNMT năm 2025 đã quy định rõ ràng về quy trình này, giúp người dân nắm vững các bước cần thực hiện. Bài viết này sẽ đi sâu vào thủ tục đổi sổ đỏ cũ sang sổ mới theo quy định mới nhất.
Thủ tục đổi sổ đỏ cũ sang sổ mới theo Quyết định 3380
Theo Quyết định 3380/QĐ-BNNMT, có hiệu lực từ ngày 25/08/2025, thủ tục đổi sổ đỏ cũ sang sổ mới được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký
Người yêu cầu đăng ký nộp hồ sơ tại một trong các địa điểm sau:
- Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Văn phòng đăng ký đất đai.
- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Khi nộp giấy tờ, bạn có thể lựa chọn:
- Nộp bản sao và xuất trình bản chính để cán bộ kiểm tra, đối chiếu.
- Nộp bản chính giấy tờ.
- Nộp bản sao đã công chứng hoặc chứng thực.
- Đối với nộp trực tuyến, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực.
Lưu ý: Nếu nộp bản sao hoặc bản số hóa, bạn cần xuất trình bản chính khi nhận kết quả.
Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xử lý
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ, hẹn trả kết quả.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, sẽ trả lại kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.
- Trường hợp hồ sơ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Bước 3: Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện
Bộ phận này sẽ tiến hành các công việc chuyên môn:
- Đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận để ghi cả họ tên vợ và chồng: Khai thác thông tin tình trạng hôn nhân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu không khai thác được, người dân cần nộp bản sao giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ liên quan.
- Đối với trường hợp vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận cũ không chính xác: Thực hiện kiểm tra thực địa và đối chiếu với hồ sơ để xác định đúng vị trí.
- Kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo bản đồ địa chính: Nếu người sử dụng đất có nhu cầu xác định lại kích thước, diện tích.
- Trích lục hoặc trích đo bản đồ địa chính: Đối với những nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc bản đồ bị hư hỏng, khi người sử dụng đất có nhu cầu cấp mới hoặc thuộc trường hợp bắt buộc phải cấp mới.
- Gửi Phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính: Đến cơ quan thuế để xác định và thông báo nghĩa vụ tài chính (nếu có).
- Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.
- Cấp Giấy chứng nhận: Trao Giấy chứng nhận hoặc gửi cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao cho người được cấp.
Trường hợp có bên nhận thế chấp giữ Giấy chứng nhận cũ, quy trình trao đổi sẽ được thực hiện giữa các bên liên quan (Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản và bên nhận thế chấp).
Cách thức thực hiện thủ tục đổi sổ đỏ
- Nộp trực tiếp tại các cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công.
- Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận.
Thành phần, số lượng hồ sơ
- Thành phần hồ sơ:
- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (theo Mẫu số 18).
- Giấy chứng nhận đã cấp.
- Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (trong trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc để xác định lại kích thước, diện tích).
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Hình minh họa: Thủ tục đổi sổ đỏ cũ sang sổ mới
Thời hạn giải quyết thủ tục đổi sổ đỏ cũ sang sổ mới
Thời gian giải quyết thủ tục đổi sổ đỏ cũ sang sổ mới được quy định cụ thể như sau:
- Không quá 05 ngày làm việc: Đối với các trường hợp phổ biến như đổi Giấy chứng nhận cấp trước ngày 01/8/2024, Giấy chứng nhận bị hư hỏng, cấp đổi cho nhiều thửa đất, mục đích sử dụng đất không đúng quy định, vị trí thửa đất sai lệch, ghi sai thông tin vợ chồng hoặc thành viên hộ gia đình.
- Không quá 15 ngày làm việc: Áp dụng cho các khu vực miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn cho các trường hợp tương tự như trên.
- Không quá 10 ngày làm việc: Đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận do thay đổi kích thước, diện tích, số hiệu thửa đất do đo đạc mà ranh giới không thay đổi.
- Không quá 20 ngày làm việc: Áp dụng cho các khu vực khó khăn cho trường hợp cấp đổi do thay đổi kích thước, diện tích, số hiệu thửa đất.
- Thời gian theo dự án: Đối với trường hợp cấp đổi đồng loạt cho nhiều người sử dụng đất do đo đạc lập bản đồ địa chính, thời gian giải quyết sẽ căn cứ vào dự án đã được phê duyệt.
Mẫu Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất
Mẫu Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP là tài liệu quan trọng trong hồ sơ đổi sổ đỏ.
Mẫu Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất
Hướng dẫn kê khai đơn:
- (1) Ghi tên Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh nơi có đất.
- (2) Điền thông tin như trên Giấy chứng nhận đã cấp, hoặc thông tin của bên nhận chuyển quyền.
- (3) Nêu rõ nội dung biến động (ví dụ: nhận chuyển nhượng, tặng cho, cấp lại do mất, cấp đổi). Trường hợp đề nghị cấp lại do mất, cần cung cấp thông tin Giấy chứng nhận bị mất. Nếu có nhu cầu cấp mới, ghi rõ “có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận”.
- (4) Liệt kê các loại giấy tờ nộp kèm theo Đơn.
