Sự xuất hiện và phát triển mạnh mẽ của Trí tuệ Nhân tạo (AI) đang dần làm thay đổi bộ mặt của môi trường văn phòng tại các doanh nghiệp. Các quy trình hành chính vốn đòi hỏi nhiều thời gian xử lý thủ công nay được rút ngắn đáng kể nhờ khả năng tự động hóa vượt trội của AI.

Tốc độ xử lý hồ sơ: Từ tuần sang phút

Sự khác biệt về tốc độ xử lý giữa phương pháp truyền thống và ứng dụng AI là rất rõ rệt. Ví dụ, tại một công ty bảo hiểm lớn ở Hy Lạp, việc xử lý một hồ sơ bồi thường sức khỏe trước đây mất trung bình 14 ngày. Nhân viên phải thực hiện đối chiếu thủ công qua nhiều loại tài liệu như y bạ, kết quả xét nghiệm, hóa đơn và hợp đồng.

Hiện nay, với sự hỗ trợ của các công cụ AI như AI Flows do Archeiothiki phát triển, quá trình này được rút ngắn chỉ còn khoảng một phút. Hệ thống không chỉ đọc tài liệu mà còn trích xuất thông tin và đối chiếu chúng với quy định bảo hiểm. Điểm mạnh của AI là khả năng kiểm tra toàn bộ 100% hồ sơ, giúp phát hiện các điểm gian lận mà con người dễ bỏ sót.

Tác động của AI trong lĩnh vực tài chính và ngân hàng

Lĩnh vực ngân hàng cũng là một nơi ứng dụng mạnh mẽ công nghệ này. AI đang được sử dụng để đánh giá các tiêu chí ESG (môi trường, xã hội và quản trị) khi thẩm định doanh nghiệp vay vốn. Trước đây, việc trả lời bộ 300 câu hỏi thẩm định đòi hỏi nhân sự mất khoảng 16 giờ chỉ để tìm kiếm dữ liệu trong những báo cáo dày hàng trăm trang.

Giờ đây, trí tuệ nhân tạo có thể quét các báo cáo dài từ 400 đến 500 trang, xác định thông tin liên quan và hoàn thiện bộ dữ liệu này chỉ trong vài phút. Kết quả đánh giá nhanh chóng này là cơ sở để ngân hàng đưa ra quyết định về mức lãi suất cho vay.

Các công ty như Archeiothiki đang áp dụng mô hình này trên nhiều quy trình khác nhau, chủ yếu tập trung vào các khối ngành lớn như ngân hàng, bảo hiểm và y tế. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc tìm hiểu về những vấn đề liên quan đến đóng bhxh trong thời gian ngừng việc vì covid 19 cũng cho thấy sự cần thiết của các quy trình xử lý hồ sơ điện tử.

Nhóm nhân sự nào chịu ảnh hưởng lớn nhất?

Sự dịch chuyển công nghệ này đang tạo ra những thách thức trực tiếp đối với nhóm nhân sự hành chính truyền thống. Báo cáo từ Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) và NASK công bố vào tháng 5/2025 chỉ ra rằng văn thư và hành chính là nhóm chịu tác động lớn nhất từ AI tạo sinh.

Các vị trí có nguy cơ cao bao gồm nhân viên nhập liệu, kế toán, thủ quỹ và thư ký. Tại các nền kinh tế phát triển, ước tính khoảng một phần ba công việc hiện tại đã bị ảnh hưởng bởi công nghệ này. Ủy ban châu Âu cũng ghi nhận rằng 30% người lao động tại EU đang sử dụng AI trong công việc, với tỷ lệ cao nhất tập trung ở khối văn phòng.

Tác động giới tính và vai trò mới của con người

Nghiên cứu của ILO chỉ ra sự khác biệt về nguy cơ thay thế giữa các giới. Các ngành nghề do phụ nữ chiếm đa số có nguy cơ bị AI thay thế lên tới 29%, cao hơn so với mức 16% ở nam giới. Điều này được lý giải là do phụ nữ thường tập trung nhiều ở các vị trí hỗ trợ và văn thư.

Tuy nhiên, bài viết cũng nhấn mạnh rằng tự động hóa không chỉ nhằm mục đích cắt giảm nhân sự. Công nghệ còn giúp doanh nghiệp xử lý những khối lượng công việc tồn đọng quy mô lớn mà trước đây rất khó giải quyết. Một trường hợp được nhắc đến là một khách hàng từng cần 50 nhân sự để xử lý hồ sơ tồn đọng cả năm, nay đã hoàn tất nhờ AI rà soát toàn bộ dữ liệu.

Kết luận: Thay đổi tính chất công việc

Theo đánh giá của ILO, rất ít nghề nghiệp có 100% đầu việc bị tự động hóa hoàn toàn. Tác động cốt lõi của trí tuệ nhân tạo hiện nay chủ yếu là làm thay đổi bản chất và tính chất của các công việc, chứ không phải chỉ đơn thuần là thay thế con người.

Nguồn: VnExpress

Nguồn thông tin: VnExpress. Bài viết được biên tập lại từ nguồn công khai.